Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla wielu firm jest synonimem kosztownej rewolucji i kolejnego obowiązku administracyjnego. W SednoTech postrzegamy to inaczej, jako największą od lat szansę na optymalizację kluczowych procesów w firmie. Zamiast traktować KSeF jako zło konieczne, pokazujemy, jak przekuć go w realną przewagę konkurencyjną.
Na przykładzie naszego klienta z branży produkcyjnej udowodnimy, że strategiczne wdrożenie KSeF to nie wydatek, lecz inwestycja, która zwraca się w ciągu kilku miesięcy, redukując koszty operacyjne i uwalniając czas Twojego zespołu.
Ukryte koszty, które już dziś ponosisz
Zanim przejdziemy do rozwiązania, zidentyfikujmy cichego „złodzieja” efektywności w Twojej firmie. Czy te scenariusze brzmią znajomo?
1. Ręczne przepisywanie danych
Pracownik księgowości poświęca godziny na manualne wprowadzanie setek faktur zakupowych do systemu ERP. Każda faktura to kilka minut monotonnej, podatnej na błędy pracy.
2. Kosztowne pomyłki
Błędnie wpisany NIP, niewłaściwa kwota netto czy pomylona data płatności. Jedna pomyłka generuje konieczność korekt, telefony do kontrahentów i opóźnienia w płatnościach.
3. „Zgubione” faktury i opóźnione akceptacje
Faktura kosztowa krąży w firmie w wersji papierowej lub w załączniku maila, czekając na podpis kierownika. Ginie na biurku, opóźnia zamknięcie miesiąca i psuje relacje z dostawcami.
4. Brak danych w czasie rzeczywistym
Brak danych w czasie rzeczywistym oznacza, że aby sprawdzić poziom zobowiązań, musisz czekać na raport z księgowości. Podejmowanie decyzji na podstawie spóźnionych informacji zwiększa ryzyko błędów i utrudnia bieżące zarządzanie finansami.
Każdy z tych punktów to mierzalny koszt. KSeF, wdrożony strategicznie, eliminuje je u źródła.
Jak KSeF stał się dźwignią rozwoju dla firmy z branży metalowej?
Klient
Średniej wielkości firma produkcyjna z branży obróbki metali, zatrudniająca ok. 80 osób. Miesięcznie przetwarzała ok. 250 faktur zakupowych i wystawiała ok. 150 faktur sprzedażowych.
Sytuacja wyjściowa
Procesy w firmie były standardowe. Faktury sprzedażowe generowano w systemie ERP i wysyłano jako PDF. Faktury kosztowe spływały w formie papierowej i mailowej. Dedykowana osoba w księgowości poświęcała średnio 3-4 minuty na ręczne wprowadzenie jednej faktury zakupowej, co przekładało się na ponad 16 godzin pracy miesięcznie. Proces akceptacji kosztów trwał od 2 do nawet 10 dni.
Rozwiązanie – KSeF jako centralny hub fakturowy
Zarząd stanął przed wyborem: kupić proste narzędzie do wysyłki faktur do KSeF lub zintegrować system głębiej. Zdecydowali się na drugą opcję. Naszym celem w SednoTech nie było jedynie „podłączenie do KSeF”. Wdrożyliśmy dedykowaną platformę, która stała się cyfrowym sercem obiegu dokumentów w firmie:
1. Integracja z ERP przez API
Stworzyliśmy dwukierunkową komunikację między KSeF a używanym przez klienta systemem ERP. Faktury sprzedażowe są wysyłane do KSeF jednym kliknięciem, a faktury zakupowe automatycznie pobierane i importowane do systemu księgowego.
2. Automatyzacja dekretacji (OCR i reguły)
System automatycznie odczytuje dane z faktur (dzięki ustrukturyzowanemu formatowi XML), takie jak NIP kontrahenta, kwoty, numery rachunków, i wstępnie je kategoryzuje.
3. Cyfrowy obieg akceptacji
Każda faktura kosztowa natychmiast po pobraniu z KSeF trafia do odpowiedniej osoby (np. kierownika działu) w celu cyfrowej akceptacji. Cały proces jest monitorowany, a system wysyła przypomnienia.
Mierzalne rezultaty po 3 miesiącach
- Redukcja czasu pracy działu księgowości o 30% – wyeliminowano ręczne wprowadzanie faktur zakupowych, zautomatyzowano dekretację oraz usprawniono cyfrowy obieg akceptacji. Dzięki temu zaoszczędzony czas przeznaczono na zadania analityczne i kontrolingowe.
- Niemal 100% eliminacja błędów przy wprowadzaniu danych – dane są transferowane maszynowo, co zniwelowało ryzyko pomyłki ludzkiej do zera.
- Skrócenie czasu akceptacji faktury kosztowej z kilku dni do średnio 4 godzin.
- Dostęp do danych finansowych w czasie rzeczywistym – zarząd zyskał stały, aktualny wgląd w stan zobowiązań, co znacząco poprawiło zarządzanie płynnością finansową.
Nie czekaj – wyprzedź konkurencję
Historia naszego klienta dobitnie pokazuje, że KSeF nie jest problemem, lecz rozwiązaniem. Firmy, które podejdą do wdrożenia strategicznie, zyskają potężną przewagę: zredukują koszty, zautomatyzują procesy i podejmą lepsze decyzje biznesowe. Ci, którzy ograniczą się do minimum, zostaną w tyle z wyższymi kosztami operacyjnymi.
Wybór jest prosty: czy KSeF ma być dla Twojej firmy obciążeniem, czy dźwignią rozwoju?
Chcesz zobaczyć, jak te korzyści mogą wyglądać w Twojej firmie? Umów się na bezpłatną, 30-minutową sesję diagnostyczną. W jej trakcie:
- Przeanalizujemy Twój obecny proces fakturowania.
- Zidentyfikujemy kluczowe obszary do optymalizacji.
- Przedstawimy konkretny plan, jak wdrożenie KSeF może stać się zyskowną inwestycją.
Jesteśmy tu dla Ciebie: https://sednotech.com/kontakt/
